BK a.s.
Ako sme firme s viac ako 30-ročnou históriou v technických službách budov ušetrili 90 hodín mesačne
Stredne veľká slovenská firma s viac ako 50 zamestnancami v stavebníctve a facility managemente nahradila manuálne spracovanie faktúr Power Automate riešením s OCR rozpoznávaním. Návratnosť pod 3 mesiace.
Úspora času na účtovnom oddelení
Automatizovaných faktúr
Prevádzkové náklady riešenia
Návratnosť investície
O klientovi
Tento typ rieš
Riešenie
Príbeh úspechu
- Odvetvie
- Construction
- Veľkosť firmy
- Viac ako 50 zamestnancov
- Materská skupina
- Skupina ZSE (od 2021)
- Web
- bk.sk
- Realizované
- Marec 2026
- Expertíza
- Procesná automatizácia
- Technológia
- Power Automate Azure SharePoint Power BI
Profil zákazníka
BK a.s. je slovenská firma s viac ako 30-ročnou históriou v technických službách budov, fotovoltaike, HVAC a elektroinštaláciách. Od roku 2021 je súčasťou skupiny ZSE. Účtovné oddelenie BK denne spracúva približne 100 prichádzajúcich emailov — faktúry, objednávky a dodacie listy od desiatok dodávateľov.
Tento typ riešenia je relevantný pre každú firmu, ktorej účtovníci alebo back-office tím operuje so zdieľanou emailovou schránkou pre dokladovú agendu — typicky stredne veľké spoločnosti v stavebníctve, facility managemente a podobných sektoroch.
Výzva
Pred projektom účtovné oddelenie BK strávilo približne 90 hodín mesačne triedením prichádzajúcich emailov. Každú správu niekto otvoril, prečítal predmet, prelistoval prílohu, a manuálne ju preposlal správnemu kolegovi — buď účtovníkovi zodpovednému za daný projekt, alebo nákupcovi, ktorý si objednávku objednal.
Outlook triediace pravidlá nestačili. Vedia rozhodnúť na základe odosielateľa alebo slova v predmete, ale nevedia prečítať číslo objednávky z PDF faktúry, ani prepojiť email s konkrétnou osobou v internom objednávkovom systéme.
Cieľ projektu: nahradiť manuálne triedenie automatizáciou, ktorá rozhoduje o smerovaní emailu podľa obsahu (text, PDF prílohy) a prepojení na objednávkový systém. Druhá podmienka — pravidlá smerovania musí účtovný tím vedieť meniť sám, bez závislosti od IT.
Výsledky
mesačne
Úspora času na účtovnom oddelení
~2 100 z 3 000 mesačne
Automatizovaných faktúr
mesačne
Prevádzkové náklady riešenia
Návratnosť investície
OCR + PDF parsing
Úspešnosť rozpoznávania
Implementácia
Postavili sme automatizovaný flow v Microsoft Power Automate, ktorý spracúva každý nový email v zdieľanej účtovnej schránke. Riešenie pracuje v troch logických vrstvách.
Vrstva 1: Rozpoznanie čísla objednávky v texte emailu
Flow skenuje predmet a telo emailu pomocou regex pravidiel, ktoré rozpoznávajú interné formáty čísel objednávok BK. Ak nájde zhodu, dotazuje sa do interného objednávkového systému, ktorý vráti meno zodpovedného účtovníka a názov projektu. Email putuje priamo k nemu — bez ďalšej analýzy.
Vrstva 2: OCR analýza PDF príloh
Ak číslo objednávky v texte chýba, flow zavolá Azure Function, ktorá pomocou Azure Document Intelligence rozpoznáva text v priložených PDF faktúrach. Funkcia spracuje aj viacero faktúr v jednom emaili a extrahuje číslo objednávky, číslo faktúry a sumu. Po identifikácii znova prebehne dotaz do objednávkového systému a email sa nasmeruje.
Vrstva 3: Statické pravidlá cez SharePoint
Pre prípady, keď ani text emailu ani PDF prílohy nedávajú jednoznačný výsledok, sa použijú pravidlá z SharePoint zoznamu. Účtovný tím si tieto pravidlá spravuje sám — definuje kombinácie podľa odosielateľa, predmetu, alebo obsahu PDF. Nové pravidlá sa pridávajú bez zásahu do flow alebo IT podpory.
Všetky spracované emaily sa logujú do SharePointu — vrátane použitej metódy (text/OCR/pravidlo), príjemcu, času spracovania a stavu. To poskytuje plnú auditovateľnosť pre každý email.
Výhody
Automatizácia
Faktúra je triedená a doručená správnemu účtovníkovi do sekúnd, nie hodín.
Spoľahlivá logika
Tri vrstvy logiky (text, OCR, statické pravidlá) zabezpečujú, že 70 % emailov sa zaradí bez ľudského zásahu.
Jednoduchá správa
Účtovný tím spravuje SharePoint pravidlá sám — nové smerovacie pravidlá pridáva bez zásahu IT.
Auditovateľnosť
Každý spracovaný email má záznam: použitá metóda, príjemca, čas, stav. Plný audit trail v SharePointe.
Reporting v Power BI
Mesačný prehľad zobrazuje úspešnosť OCR, počet manuálne spracovaných emailov a trendy v čase. Tím vie identifikovať, ktorí dodávatelia generujú najviac nezautomatizovaných faktúr a kde rozšíriť pravidlá.
Ďalšie kroky
Riešenie je v produkcii a ďalej sa vyvíja. V najbližších kvartáloch máme s BK naplánované:
- Rozšírenie OCR na iné typy dokumentov (objednávky, dodacie listy, zmluvy)
- Nasadenie klasifikácie pomocou Azure AI pre emaily bez jednoznačných identifikátorov
- Integrácia s ďalšími internými systémami BK
- Postupné rozšírenie SharePoint pravidiel na základe analýzy nezautomatizovaných emailov
Použité nástroje
Začnite Discovery sprintom
Za dva týždne získate audit dát, návrh riešenia a ukážkový dashboard nad vašimi reálnymi dátami. Bez záväzku k veľkému projektu.
Naplánovať Discovery sprint