90 hodín mesačne preposielania e-mailov. Ako sme to v BK zmenili na sekundy

Účtovné oddelenie firmy BK a.s. strávilo každý mesiac približne 90 hodín tým, že otváralo e-maily a preposielalo faktúry správnym kolegom. Dnes to za nich robí automatizácia v Microsoft Power Automate s OCR rozpoznávaním. 70 % faktúr dorazí k správnemu účtovníkovi do niekoľkých sekúnd bez ľudského zásahu a investícia sa vrátila za menej ako 3 mesiace.

V tomto článku ukazujeme, kde presne sa čas strácal, ako riešenie funguje a pre aké firmy má zmysel. Bez technického žargónu – technickému pozadiu sa venujeme v samostatnom článku.

Automatizácia faktúr v BK v skratke

Údaj	Hodnota
Klient	BK a.s. – technické služby budov, fotovoltika, HVAC a elektroinštalácie, 50+ zamestnancov, od roku 2021 súčasť skupiny ZSE
Východisková situácia	~100 prichádzajúcich e-mailov denne v zdieľanej účtovnej schránke, triedených ručne
Úspora času	~90 hodín mesačne na účtovnom oddelení
Miera automatizácie	70 % faktúr bez zásahu človeka (~2 100 z ~3 000 mesačne)
Úspešnosť rozpoznávania	99 % (OCR + čítanie PDF)
Návratnosť investície	menej ako 3 mesiace
Technológie	Microsoft Power Automate, Azure Document Intelligence (Azure Functions), SharePoint, Power BI
Nasadenie do produkcie	marec 2026

Kde sa strácalo 90 hodín mesačne

BK a.s. je slovenská firma s viac ako 30-ročnou históriou v technických službách budov. Jej účtovné oddelenie denne prijíma približne 100 e-mailov: faktúry, objednávky a dodacie listy od desiatok dodávateľov. Všetko prichádza do jednej zdieľanej schránky.

Každý e-mail musel niekto otvoriť, prečítať predmet, prelistovať prílohu a rozhodnúť, komu patrí. Faktúra potom putovala buď k účtovníkovi zodpovednému za daný projekt, alebo k nákupcovi, ktorý tovar objednal. Jedno rozhodnutie trvá chvíľu. Pri stovke e-mailov denne sa však tieto chvíle zrátali na približne 90 hodín mesačne.

Skryté náklady boli ešte vyššie ako samotný čas:

• Oneskorenie – faktúra čakala v schránke, kým sa k nej niekto dostal.
• Prerušovaná práca – triedenie sa miešalo s odbornou účtovnou prácou.
• Závislosť od ľudí – vedieť, kam čo patrí, bolo v hlavách niekoľkých kolegov.

Prečo nestačili pravidlá v Outlooku

Prvá otázka býva: „Nestačí nastaviť pravidlá v Outlooku?“ Nestačí. Outlook vie triediť podľa odosielateľa alebo slova v predmete. Nevie však prečítať číslo objednávky z PDF faktúry ani zistiť v objednávkovom systéme, ktorý kolega danú objednávku vystavil.

Cieľ projektu bol preto jasný: nahradiť ručné triedenie automatizáciou, ktorá rozhoduje podľa obsahu e-mailu aj príloh a prepojí ho s objednávkovým systémom. A druhá podmienka – pravidlá smerovania si musí vedieť meniť sám účtovný tím, bez IT.

Ako funguje automatické triedenie faktúr: tri vrstvy

Postavili sme automatizovaný proces v Microsoft Power Automate, ktorý spracuje každý nový e-mail v zdieľanej účtovnej schránke. Rozhoduje v troch krokoch – od najjednoduchšieho po najzložitejší. Keď jedna vrstva nájde odpoveď, ďalšie sa už nespúšťajú.

Každá vrstva zachytí inú skupinu e-mailov; čo nezachytí žiadna, spracuje človek.

Vrstva 1: číslo objednávky priamo v e-maile

Proces najprv prehľadá predmet a telo e-mailu. Hľadá čísla objednávok v interných formátoch BK. Ak ich nájde, opýta sa objednávkového systému, kto je za objednávku zodpovedný a ku ktorému projektu patrí. E-mail putuje priamo k správnemu človeku, bez ďalšej analýzy.

Vrstva 2: OCR prečíta PDF faktúru

Mnohí dodávatelia číslo objednávky do e-mailu nenapíšu – je len v priloženej faktúre. Vtedy nastupuje OCR (optické rozpoznávanie textu) cez službu Azure Document Intelligence. Prečíta text z PDF, zvládne aj viac faktúr v jednom e-maile a vytiahne číslo objednávky, číslo faktúry a sumu. Potom znova nasleduje dotaz do objednávkového systému a doručenie.

Vrstva 3: pravidlá, ktoré si účtovníci spravujú sami

Na prípady, keď ani text, ani príloha nedajú jednoznačnú odpoveď, slúžia pravidlá v SharePoint zozname. Účtovný tím si ich spravuje sám: kombinácie podľa odosielateľa, predmetu alebo obsahu PDF. Nové pravidlo pridá sám, bez zásahu do automatizácie a bez IT podpory.

Každý e-mail má svoj záznam

Všetky spracované e-maily sa zapisujú do logu v SharePointe: akou metódou sa rozhodlo (text, OCR alebo pravidlo), komu e-mail odišiel, kedy a s akým výsledkom. Firma tak má úplnú auditnú stopu ku každej faktúre.

Výsledky: z hodín na sekundy

Riešenie beží v produkcii od marca 2026. Z približne 3 000 faktúr mesačne sa 70 % zaradí úplne bez ľudského zásahu a rozpoznávanie čísel z textu a PDF je úspešné v 99 % prípadov. Účtovné oddelenie tým získalo späť približne 90 hodín mesačne. Prevádzkové náklady riešenia sú nízke a investícia sa vrátila za menej ako 3 mesiace.

Prínosy nad rámec ušetreného času

• Rýchlosť: faktúra je u správneho účtovníka do sekúnd, nie hodín.
• Nezávislosť od IT: pravidlá smerovania mení účtovný tím sám.
• Auditovateľnosť: ku každému e-mailu existuje záznam o tom, kto ho dostal, kedy a prečo.
• Prehľad v Power BI: mesačný report ukazuje úspešnosť OCR, počet ručne spracovaných e-mailov a trendy v čase. Tím vidí, ktorí dodávatelia posielajú najviac faktúr, ktoré sa nepodarilo zaradiť automaticky, a kde sa oplatí doplniť pravidlá.

Prečo 70 % a nie 100 %

Cieľom nebolo automatizovať všetko za každú cenu. Časť e-mailov je natoľko nejednoznačná, že rozhodnutie človeka je rýchlejšie a lacnejšie ako ďalšia vrstva logiky. Dôležité je, že tieto prípady sú dnes viditeľné v reportingu – a každé nové pravidlo podiel automatizácie postupne zvyšuje.

Pre ktoré firmy má automatizácia faktúr zmysel

Podobné riešenie sa oplatí každej firme, ktorej účtovníci alebo back-office pracujú so zdieľanou schránkou na doklady. Typicky ide o stredne veľké spoločnosti v stavebníctve, facility managemente a technických službách. Spoznáte to podľa týchto znakov:

• faktúry a doklady chodia e-mailom od desiatok dodávateľov,
• faktúru treba priradiť k objednávke, projektu alebo zákazke,
• triedenie robí ručne jeden alebo viac ľudí každý deň,
• „kam čo patrí“ vedia len skúsení kolegovia,
• firma už používa Microsoft 365.

Ak sa v tom spoznávate, pravdepodobne aj u vás každý mesiac odchádzajú desiatky hodín na prácu, ktorú dnes zvládne automatizácia.

Čo ďalej v BK

Riešenie sa ďalej vyvíja. V najbližších kvartáloch s BK plánujeme:

• rozšíriť OCR na ďalšie typy dokumentov – objednávky, dodacie listy a zmluvy,
• nasadiť klasifikáciu pomocou Azure AI pre e-maily bez jednoznačných identifikátorov,
• prepojiť riešenie s ďalšími internými systémami,
• postupne rozširovať pravidlá na základe analýzy nezautomatizovaných e-mailov.

Časté otázky

Čo je automatické triedenie faktúr?

Je to proces, ktorý sám prečíta prichádzajúci e-mail aj jeho prílohy, zistí, komu faktúra patrí, a doručí ju správnemu človeku. V BK funguje na Microsoft Power Automate s OCR rozpoznávaním z Azure Document Intelligence.

Prečo na to nestačia pravidlá v Outlooku?

Outlook vie triediť len podľa odosielateľa alebo slov v predmete. Nevie prečítať číslo objednávky z PDF faktúry ani sa pozrieť do objednávkového systému, kto objednávku vystavil.

Čo sa stane s faktúrou, ktorú automatizácia nerozpozná?

Spracuje ju človek, ako doteraz. V BK ide približne o 30 % faktúr. Každý takýto prípad je zaznamenaný, takže tím vidí, kde sa oplatí doplniť nové pravidlo.

Funguje OCR spoľahlivo na slovenských faktúrach?

V BK je úspešnosť rozpoznávania čísel z textu a PDF príloh 99 %. Riešenie zvláda aj viac faktúr v jednom e-maile.

Nahradí automatizácia účtovníkov?

Nie. Odstráni rutinné triedenie a preposielanie, aby sa účtovníci mohli venovať odbornej práci. Rozhodovanie v nejasných prípadoch zostáva na ľuďoch.

Musí pravidlá meniť IT?

Nie. Záložné pravidlá sú uložené v SharePoint zozname a účtovný tím si ich upravuje a dopĺňa sám.

Za aký čas sa investícia vráti?

V prípade BK sa investícia vrátila za menej ako 3 mesiace a prevádzkové náklady riešenia sú nízke. Pri inej firme závisí návratnosť najmä od objemu dokladov.

Koľko hodín mesačne stojí triedenie u vás?

Príbeh BK ukazuje, že veľká úspora sa často skrýva v nenápadnej každodennej rutine. Riešenie nestojí na novom ERP – využíva nástroje Microsoft 365 a Azure, doplnené o správnu logiku.

Ak chcete zistiť, koľko času a peňazí by automatizácia ušetrila vo vašej firme, začnite Discovery sprintom. Za dva týždne získate audit dát, návrh riešenia a ukážkový dashboard nad vašimi reálnymi dátami, bez záväzku k veľkému projektu.

Celú prípadovú štúdiu nájdete na stránke Referencie – BK a.s.