Koľko vás stojí kolega, ktorý „len prepošle e-mail“?
Peter Kaňuk
Kolega, ktorý „len prepošle e-mail“, vás môže stáť viac ako polovicu pracovného úväzku. V účtovnom oddelení firmy BK a.s. to bolo približne 90 hodín mesačne – pri cene práce 15 € za hodinu vyše 16 000 € ročne – len na otváranie e-mailov a preposielanie faktúr správnym ľuďom.
Nikto to nemá v popise práce. Nikto to nevykazuje ako projekt. Je to tá drobná činnosť „medzi tým“, ktorá trvá pár sekúnd – a práve preto ju nikto nepočíta. V tomto článku ju spočítame. A ukážeme, prečo „zoberieme na to študenta“ nie je riešenie.
Skryté náklady ručného triedenia faktúr v skratke
| Údaj | Hodnota (príklad BK a.s.) |
|---|---|
| Prichádzajúce e-maily | ~100 denne, ~3 000 faktúr mesačne |
| Čas na jeden e-mail | ~2,5 minúty (otvoriť, prečítať, pozrieť prílohu, rozhodnúť) |
| Čas mesačne | ~90 hodín = viac ako 11 pracovných dní |
| Náklad pri 15 €/h | 1 350 € mesačne, 16 200 € ročne |
| Po automatizácii | 70 % faktúr bez zásahu človeka, návratnosť pod 3 mesiace |
Sto e-mailov denne = 90 hodín mesačne
Do zdieľanej účtovnej schránky v BK prichádzalo približne 100 e-mailov denne: faktúry, objednávky a dodacie listy od desiatok dodávateľov. Každý musel niekto otvoriť, prečítať, pozrieť prílohu a rozhodnúť, komu patrí. Mesačne išlo o zhruba 3 000 faktúr.
Jedno rozhodnutie je otázka chvíle. Spolu to však dalo približne 90 hodín mesačne – teda viac ako 11 pracovných dní, alebo zhruba 55 % plného úväzku.
A teraz peniaze. Ak počítame ilustračne s celkovou cenou práce 15 € za hodinu, je to:
| Obdobie | Hodiny | Náklad pri 15 €/h |
|---|---|---|
| Mesiac | 90 h | 1 350 € |
| Rok | 1 080 h | 16 200 € |
To je cena za prácu, ktorú nikto nechcel robiť a ktorá firme neprináša žiadnu pridanú hodnotu. Dosaďte si vlastnú hodinovú sadzbu – u skúsených účtovníkov bude číslo vyššie.
„Tak na to zoberieme študenta“
Dobre, študent by to možno zvládol za 6 € na hodinu. Pri 90 hodinách je to 540 € mesačne, teda 6 480 € ročne – na papieri výrazne lacnejšie.
Lenže hodinová sadzba nie je celý účet. So študentom prichádzajú ďalšie starosti:
- Dostupnosť. Študent má prednášky, skúškové obdobie a prázdniny. Faktúry však chodia každý deň.
- Záskok. Keď študent nepríde, triedenie padne späť na účtovníkov – a to často v najhoršom čase.
- Fluktuácia. Študenti sa menia častejšie. Po skončení školy alebo pri lepšej ponuke odchádzajú.
- Zaúčanie a usmerňovanie. „Kam čo patrí“ musí študenta niekto naučiť a pri nejasných faktúrach mu radiť. Tento čas ide zo skúsenejších – a drahších – kolegov, pri každom novom študentovi znova.
Študent tak problém nerieši, len ho presúva. Znalosti zostávajú v hlavách ľudí a proces naďalej stojí na konkrétnej osobe. A aj v najlepšom prípade platíte 6 480 € ročne za činnosť, ktorú automatizácia v BK zvláda za zlomok tejto sumy – a investované peniaze sa vrátili za menej ako 3 mesiace.
Čo vo výkaze hodín nevidno
Samotný čas je len časť účtu. Ručné preposielanie má aj náklady, ktoré sa do tabuľky nezmestia:
- Oneskorenie. Faktúra leží v schránke, kým sa k nej niekto dostane. Čím dlhšie čaká, tým bližšie je splatnosť a tým väčší je stres na konci mesiaca.
- Rozbitá sústredenosť. Účtovník robí odbornú prácu a každých pár minút ho vyruší ďalší e-mail na roztriedenie. Návrat k rozrobenej úlohe stojí ďalší čas.
- Znalosti v hlavách. Kam ktorá faktúra patrí, vedia len skúsení kolegovia. Keď ochorejú, odídu na dovolenku alebo z firmy, proces sa spomalí alebo zastaví.
Práve tretí bod býva najdrahší. Firma totiž nezávisí od systému, ale od pamäte konkrétnych ľudí.
„Nestačí na to pravidlo v Outlooku?“
Nestačí. Outlook vie triediť podľa odosielateľa alebo slova v predmete. Nevie však otvoriť PDF faktúru, nájsť v nej číslo objednávky a zistiť v objednávkovom systéme, ktorý kolega ju vystavil.
A presne toto je rozhodnutie, ktoré kolega pri preposielaní robí. Nejde o mechanické klikanie, ale o malý úsudok – opakovaný stokrát denne.
Ako to vyriešili v BK: automat, ktorý rozmýšľa ako kolega
BK a.s. – slovenská firma v technických službách budov s viac ako 50 zamestnancami – nahradila ručné triedenie automatizáciou v Microsoft Power Automate. Automat robí to isté, čo dovtedy kolega: nájde číslo objednávky v e-maile alebo ho pomocou OCR prečíta z PDF faktúry, zistí v objednávkovom systéme, kto je zodpovedný, a faktúru mu doručí. Na nejasné prípady slúžia pravidlá, ktoré si účtovníci spravujú sami, bez IT.
Ako presne tri vrstvy triedenia fungujú, sme rozpísali v prvom diele série: 90 hodín mesačne preposielania e-mailov. Ako sme to v BK zmenili na sekundy.
Výsledok: z hodín na sekundy
Riešenie beží v produkcii od marca 2026. 70 % faktúr (~2 100 z ~3 000 mesačne) dnes dorazí k správnemu človeku do niekoľkých sekúnd bez zásahu človeka, účtovné oddelenie získalo späť približne 90 hodín mesačne a investícia sa vrátila za menej ako 3 mesiace.
Prečo nie 100 %? Cieľom nebolo automatizovať všetko za každú cenu. Pri niektorých e-mailoch je rozhodnutie človeka rýchlejšie a lacnejšie ako ďalšia vrstva logiky. Tieto prípady sú však dnes viditeľné v Power BI reporte a každé nové pravidlo podiel automatizácie zvyšuje.
A účtovníkov automat nenahradil. Zobral im rutinu, aby sa mohli venovať práci, za ktorú ich firma naozaj platí.
Spočítajte si to sami
Na hrubý odhad stačí jeden vzorec (počítame s 21 pracovnými dňami v mesiaci):
hodiny mesačne = (e-maily denne × minúty na e-mail × 21) ÷ 60
Dosadené za BK: (100 × 2,5 × 21) ÷ 60 = 87,5, teda približne 90 hodín mesačne. Tých 2,5 minúty na jeden e-mail zahŕňa otvorenie prílohy aj hľadanie, komu patrí. Výsledok vynásobte hodinovou cenou práce a máte mesačný účet za „len preposlanie“.
Automatizácia má u vás zmysel, ak platí väčšina z týchto bodov:
- faktúry a doklady chodia e-mailom od desiatok dodávateľov,
- faktúru treba priradiť k objednávke, projektu alebo zákazke,
- triedenie robí ručne jeden alebo viac ľudí každý deň,
- „kam čo patrí“ vedia len skúsení kolegovia,
- firma už používa Microsoft 365.
Časté otázky
Koľko stojí ručné triedenie faktúr?
Pri 100 e-mailoch denne a 2,5 minúte na jeden e-mail je to približne 90 hodín mesačne. Pri cene práce 15 € za hodinu ide o 1 350 € mesačne a 16 200 € ročne. Skutočný náklad je vyšší o oneskorenia, vyrušovanie a závislosť od konkrétnych ľudí.
Ako spočítam, koľko času u nás zaberá triedenie e-mailov?
Vynásobte počet e-mailov denne časom na jeden e-mail v minútach a počtom pracovných dní (21), výsledok vydeľte 60. Dostanete hodiny mesačne; tých vynásobte hodinovou cenou práce.
Neoplatí sa na triedenie faktúr zobrať študenta?
Na papieri je lacnejší (napr. 6 €/h = 6 480 € ročne pri 90 hodinách mesačne), ale nerieši dostupnosť počas skúšok a prázdnin, záskoky, fluktuáciu ani opakované zaúčanie. Problém len presúva na inú osobu.
Prečo nestačia pravidlá v Outlooku?
Outlook triedi len podľa odosielateľa alebo slov v predmete. Nevie otvoriť PDF faktúru, nájsť číslo objednávky a zistiť v objednávkovom systéme, kto ju vystavil.
Ako rýchlo sa automatizácia triedenia faktúr vráti?
V BK a.s. sa investícia vrátila za menej ako 3 mesiace pri objeme ~3 000 faktúr mesačne. Návratnosť závisí najmä od počtu dokladov a ceny práce.
Nahradí automatizácia účtovníkov?
Nie. Odstráni rutinné triedenie a preposielanie. Rozhodovanie v nejasných prípadoch a odborná účtovná práca zostávajú na ľuďoch.
Najdrahšia práca je tá, ktorú nikto nevidí
Veľké úspory sa často neskrývajú v novom ERP, ale v nenápadnej každodennej rutine. Príbeh BK ukazuje, že stačia nástroje Microsoft 365 a Azure, ktoré firma už má, doplnené o správnu logiku.
Ak chcete vedieť, koľko hodín a eur mesačne odchádza na „len preposlanie“ u vás, začnite Discovery sprintom. Za dva týždne získate audit dát, návrh riešenia a ukážkový dashboard nad vašimi reálnymi dátami, bez záväzku k veľkému projektu.
Celú prípadovú štúdiu nájdete na stránke Referencie – BK a.s.
